Składniki i opcje wirtualnej centrali

Numer główny
Jest to numer stacjonarny, na którym bazuje wirtualna centralka. Osoba dzwoniąca po połączeniu z numerem głównym ma możliwość samodzielnego wybrania numeru wewnętrznego. Dzięki temu firma, która posiada wiele numerów, może się przedstawiać jednym, głównym. Klient natomiast zyskuje szybki i prosty dostęp do właściwego działu firmy.

Numer wewnętrzny
Jest to 3-cyfrowy numer wykorzystywany podczas przełączania rozmów. By przełączyć rozmowę do odpowiedniego działu lub osoby wystarczy wybrać numer wewnętrzny, np. 3 ostatnie cyfry numeru telefonicznego. Można samemu zdefiniować numery wewnętrzne, które powinny spełniać poniższe kryteria:

- numer wew. może się składać tylko z 3 cyfr;
- numer wew. może zaczynać się tylko od liczb: 2-8.

Numer telefoniczny i faksowy
Każde stanowisko telefoniczne może posiadać nie tylko numer wewnętrzny, ale również numer telefoniczny (stacjonarny). Można wtedy na niego dodzwonić się też bezpośrednio.

Posiadając w ramach wirtualnej centrali numer faksowy można natomiast korzystać z usługi faksu internetowego. Innym rozwiązaniem jest tradycyjne urządzenie faksowe oraz przypisany do niego numer telefoniczny.

Menu (IVR)
Dzięki niemu osoba dzwoniąca, po wysłuchaniu powitania, może wybrać konkretny dział lub osobę. Wybór następuje poprzez wybranie odpowiedniej cyfry, np. 1 - sekretariat, 2 - dział handlowy. Jeśli jeden numer nie odpowiada lub jest zajęty, może nastąpić próba połączenia z innym numerem (zgodnie z ustalonym scenariuszem). W ten sposób można utworzyć samoobsługujący się sekretariat.

Komunikat głosowy
Komunikat głosowy wykorzystuje się w Menu (IVR) w celu poinformowania klienta gdzie się dodzwonił i umożliwienia mu trafienia do odpowiedniego działu lub osoby.

Można skorzystać z opcji nagrania komunikatów przez profesjonalnych lektorów współpracujących z HaloNet lub przygotować je we własnym zakresie. Takie powitanie powinno charakteryzować się następującymi parametrami: plik wave, 16 bit PCM, 1 kanał, 8000Hz, na początku i końcu krótka cisza.
Poniżej prezentujemy próbki nagrań lektorów HaloNet (pliki wave):

głos kobiecy 1   głos kobiecy 2   głos męski 1  głos męski 2  głos męski 3 

Masz dodatkowe pytania? Napisz do nas - bok@halonet.pl

Melodyjka
Pojawia się w momencie oczekiwania na połączenie. Można skorzystać z domyślnej (darmowej) melodyjki centrali, dostarczyć własną lub zakupić w banku muzyki. Własną melodyjkę należy dostarczyć w postaci pliku wave (max. 10 min., 16 bit PCM, 1 kanał, 8000Hz, na początku i końcu krótka cisza).

Melodyjki bezpłatne (domyślne, mp3):

melodyjka1  melodyjka2  melodyjka3 

Przykładowe płatne melodyjki (mp3):

plik1  plik2  plik3  plik4  plik5  plik6  plik7  plik8  plik9  plik10  plik11  plik12  plik13  plik14  plik15  plik16  plik17  plik18  plik19  plik20  plik21  plik22 

Fragmenty utworów pochodzą z "Banku Muzyki i Dźwięków - Royalty Free Heaven". Po wyborze danego utworu, przesyłamy zainteresowanej osobie link do strony www (wraz z kodem rabatowym - dla klientów HaloNet, uprawniającym do zakupu utworu ze zniżką 10%), na której można dokonać zakupu wybranej kompozycji.

Płatne, ale tańsze niż ww. utwory można też zakupić na stronie Banku Muzyki.

Kolejkowanie
Kolejkowanie oznacza, że połączenia przychodzące zostaną skierowane do kolejki oczekujących na odebranie. Dzwoniący nie usłyszy sygnału zajętości. Może usłyszeć melodyjkę na czekanie, być poinformowany o miejscu, które zajmuje w kolejce, może mu zostać odtworzona reklama czy też dowolny komunikat głosowy.

Warunki (IVR)
Warunki oznaczają możliwość ustalenia różnych powitań dla odpowiednich przedziałów czasowych, np. godziny pracy firmy i poza godzinami pracy.

Przekierowanie
Dzięki tej funkcji trwająca rozmowa może być przekierowana na inny numer wewnętrzny bezpośrednio lub po wcześniejszym uprzedzeniu.

Wykonywanie połączeń
Połączenia wewnętrzne wykonuje się po wybraniu 3-cyfrowego numeru wewnętrznego. Połączenia na zewnątrz wykonuje się przez wybranie numeru docelowego (bez zera na początku).

Bilingowanie połączeń wychodzących
Klienci wirtualnej centrali mogą sprawdzać bilingi dotyczące połączeń wychodzących dla konkretnych kont i/lub grup kont (tym samym dla numerów wewnętrznych i/lub grup numerów wewnętrznych).

Przykładowo: jeśli dana centrala posiada 5 kont np. "konto-1", "konto-2", "konto-3", "konto-4" i konto-5", można uzyskiwać bilingi:

a) indywidualne, osobno dla "konta-1" i osobno dla "konta-2",
i zbiorcze, dla konkretnej grupy np. "grupy-1" w skład której wchodzą pozostałe konta tj. "konto-3", "konto-4" i "konto-5", lub
b) tylko indywidualne, osobne dla poszczególnych kont, lub
c) tylko zbiorcze, dla grupy lub grup np. dla "grupy-x" ("konto-1", "konto-2", "konto-3") i dla "grupy-y" ("konto-4" i "konto-5").

W bilingach są uwzględniane tylko te konta, z których w ciągu ostatnich 30. dni były wykonywane połączenia.

Poczta głosowa
Pocztę głosową można ustawić w centrali kiedy chcemy żeby osoba dzwoniąca miała możliwość pozostawienia nam wiadomości głosowej gdy nie może się z nami skontaktować np. z powodu tego, że wszystkie numery są zajętę lub połączenie jest realizowane poza godzinami pracy.