Biznes case z HaloNet

W niniejszym materiale postaramy się pokazać jak przebiega proces decyzyjny przykładowego managera średniego przedsiębiorstwa chcącego zmniejszyć koszty telekomunikacyjne oraz usprawnić organizację z zastosowaniem dostępnych na rynku najnowszych technologii - oferowanych przez HaloNet.

Przykładowe przedsiębiorstwo, które poddamy analizie zatrudnia około 60 osób, działa, jako generalny przedstawiciel niemieckiego koncernu i dystrybuuje jego produkty na terenie całej Polski. Cały czas zdobywa rynek poszukując nowych odbiorców. Firma swoją siedzibę ma w jednym z dużych miast oraz posiada kilkuosobowe oddziały w 3 miastach wojewódzkich. Podstawowym kłopotem naszego managera jest stały wzrost wydatków telekomunikacyjnych generowanych przez Spółkę z niewspółmiernie wzrastającą sprzedażą. Rynek jest coraz bardziej konkurencyjny, oferowany przez Spółkę produkt nie jest jedyny i pozyskanie nowych Klientów jest coraz trudniejsze. Klienci coraz dokładniej wiedzą, jakiego konkretnie produktu oczekują i zadają coraz więcej szczegółowych pytań. Sytuacja ta wymusza coraz częstsze kontakty z dostawcą w Niemczech w celu systematycznego poszerzania wiedzy o zmianach w oferowanych produktach, czy też o ich nowych wersjach. Przedstawiciele handlowi przebywający większą część czasu w terenie, jako głównego narzędzia do komunikacji używają telefonów komórkowych. Centrala przedsiębiorstwa od wielu lat ma umowę telekomunikacyjną z jednym z większych operatorów telekomunikacyjnych. Ze względu na wielkość przedsiębiorstwa negocjacje obniżek stawek telekomunikacyjnych nie są łatwe, a uzyskiwane oszczędności przy renegocjacji umowy nie są zadowalające (wahają się między 5 a 10% rabatu).

Manager zmęczony bieżącą sytuacją stawia sobie następujące cele:

1. Obniżenie kosztów połączeń telefonicznych na telefony stacjonarne w Polsce – kontakty w Klientami.

2. Obniżenie kosztów połączeń zagranicznych (w szczególności do Niemiec) – kontakty z dostawcą w Niemczech.

3. Obniżenie kosztów połączeń pomiędzy pracownikami firmy (między centralą a oddziałami).

4. Wprowadzenie alternatywnych sposobów komunikacji pomiędzy pracownikami firmy w celu przyspieszenia komunikacji.

5. Wyeliminowanie urządzeń faksowych, jako sprzętu, który często ulega awariom.

Jak postępuje nasz przykładowy manager?

Po pierwsze zleca zebranie ofert na obsługę telekomunikacyjną od znanych operatorów stacjonarnych oraz komórkowych wskazując cele, jakie chce uzyskać, czyli obniżenie stawek na połączenia w Polsce, do Niemiec oraz pomiędzy pracownikami i oddziałami. Po około miesiącu czasu spotkań i rozmów z przedstawicielami operatorów zauważa, że nie może liczyć na wielkie obniżki. Nie pozostaje mu nic innego jak rozpocząć poszukiwania alternatywy dla dużych operatorów – i tutaj natrafia na coraz bardziej popularnych w ostatnich latach operatorów VoIP takich jak HaloNet. Już pierwsze porównanie standardowych cenników przyprawia go o uśmiech na twarzy – wreszcie wierzy, że oszczędności są możliwe i będą znaczące. Zapoznając się z ofertą operatorów telefonii internetowej szczególną uwagę zwraca na kilka rzeczy. 1. Znacznie niższe stawki za połączenia niezależnie od kierunku. 2. Brak kosztów połączeń w sieci, (czyli np. między oddziałami). 3. Billingi on-line połączeń wychodzących i przychodzących (nareszcie będzie mógł sprawdzić jak pracują jego podwładni, kiedy jest czas ich największej aktywności, dostrzega również jeszcze jedną wielką zaletę, będzie mógł sprawdzić ile połączeń nie zostaje odebranych). 4. Usługa fax2mail i mail2fax, dzięki którym faksy przychodzą bądź są wysyłane wprost z komputera (maila) i dzięki tej usłudze będzie mógł wreszcie pozbyć się uciążliwych faksów i lepiej zapanować nad procesem ich redystrybucji do właściwych adresatów. 5. Naliczanie sekundowe od pierwszej sekundy połączenia. Zgodnie z ostatnim raportem portalu Money.pl „VoIP wysyła telefony stacjonarne do lamusa” z marca 2008 wynika, że przeciętny abonent prywatny może na zmianie operatora stacjonarnego na operatora telefonii internetowej oszczędzić do 1000 PLN rocznie. A jak wyglądałyby oszczędności naszej przykładowej firmy? Załóżmy, że nasza firma generuje około 10 000 minut na połączenia w Polsce, 4 500 minut na połączenia w Polsce między oddziałami firmy, 3 000 minut na połączenia do Niemiec, 5 000 minut na połączenia z sieci stacjonarnej na komórki oraz 5 000 minut na połączenia generowane z telefonów komórkowych. Postarajmy się pokazać koszyk kosztów telekomunikacyjnych naszej firmy (do porównania użyjemy cennika „plan sekundowy jedna stawka tp biznes” z marca 2008):

Z powyższego zestawienia widzimy, że po chwili kalkulacji możemy zredukować nasze koszty telekomunikacyjne o ponad 70% co daje nam 70 groszy oszczędności na każdej do tej pory wydawanej złotówce.

Takie dane musiały skłonić naszego managera do podjęcia negocjacji z operatorem telefonii internetowej. Okazało się, że jest ich już kilkudziesięciu na rynku, ale z opinii zaczerpniętych w Internecie okazało się, że tylko kilku z nich jest odpowiednio dużych i posiada ofertę skierowaną do biznesu a co za tym idzie również zapewnia odpowiedni poziom obsługi Klienta, do którego nasz manager zdążył się już przyzwyczaić. Postanowił dłużej nie czekać i umówił spotkanie z przedstawicielem handlowym HaoNet, który wydał mu się najbardziej poważny. Na spotkaniu uzyskał potwierdzenie stawek prezentowanych w cenniku operatora oraz warunków uruchomienia usługi. Okazało się, że uruchomienie usług telefonii internetowej wymaga o ile w ogóle to bardzo małych inwestycji. Co Ciekawe tak małych, że ich koszt nie przekroczy oszczędności osiągniętych już w pierwszym miesiącu korzystania z usługi. Czas na spotkaniu poświęcił na zadanie dodatkowych pytań. Nie zapominał przecież o obiegowej opinii, że VoIP oznacza brak, jakości i kłopoty. Jakże wielkie było jego zdziwienie, gdy ujrzał listę referencyjnych Klientów już oszczędzających dzięki tej technologii. Jego obawy zostały szybko rozwiane, w końcu, jeżeli już tyle firm korzysta z tej technologii i gotowa jest rekomendować jej dostawcę to znaczy, że VoIP musi prawidłowo działać.

Zastanawiał się czy takie obniżki wymagają jakiś dodatkowych umów terminowych czy obostrzeń. W tym miejscu zdziwił się po raz kolejny – umowy zawierane są na czas nieokreślony z miesięcznym okresem wypowiedzenia, nie ma w nich żadnych zapisów utrudniających ewentualne odejście do innego operatora. Nasz manager zachęcony oszczędnościami postanowił upewnić się czy tak korzystne stawki za połączenia to nie jakaś specjalna promocja. Okazało się, że to są stawki podstawowe, które w najgorszym przypadku mogą ulec....... obniżeniu. W tym momencie odkrył kolejną zaletę operatorów telefonii internetowej – brak konieczności renegocjacji stawek gdyż stawki wraz z rynkiem ulegają automatycznemu obniżeniu.

W głowie naszego managera pozostał już tylko jeden problem, jak obniżyć koszty połączeń przez telefony komórkowe. I tu „niestety” okazało się, że operator telefonii internetowej również ma dla niego rozwiązanie. Zgodnie z najnowszymi badaniami okazuje się, że przedsiębiorstwa ponoszą bardzo duże koszty rozmów wykonywanych za pomocą telefonów komórkowych, ale przez pracowników przebywających w biurze – często siedzących przy własnych biurkach. W procentowym ujęciu tego typu rozmowy potrafią przekroczyć 50% wszelkich połączeń przez komórki. Takie zachowanie wydaje się nie mieć sensu z ekonomicznego punktu widzenia, ale jest podyktowane psychologicznymi uwarunkowaniami pracowników. To właśnie w telefonie komórkowym mamy przecież zapisane wszystkie kontakty i to z ich pomocą jesteśmy przyzwyczajeni ciągle rozmawiać. Operatorzy VoIP w połączeniu z producentami telefonów komórkowych (w tym zakresie prym wiedzie Nokia) znaleźli na to świetne rozwiązanie. W wielu nowych modelach telefonów instalowani są tzw. klienci SIP umożliwiający prowadzenie za pomocą komórek rozmów przez VoIP zawsze wtedy, gdy telefon znajduje się w zasięgu bezprzewodowego Internetu (WiFi). Niektórzy operatorzy telefonii internetowej dodatkowo przygotowali dla swoich Klientów aplikacje instalowane w komórkach z systemami operacyjnymi Symbian i Windows Mobile (patrz rozwiązania HaloNet), które oprócz możliwości prowadzenia rozmów udostępniają także funkcjonalność rozmów Instant Messenging. Pamiętajmy o jednym ważnym fakcie – rozmowy w sieci operatorów VoIP są darmowe, a to oznacza, że rozmowa między pracownikami firmy korzystającymi z telefonów działających za pomocą sieci WiFi z usługi VoIP rozmawiają za darmo. I znowu okazuje się, że oszczędności wynoszą 100%. W najgorszym przypadku, gdy pracownik będąc w biurze wykona połączenie na zewnątrz to koszt tego połączenia będzie wynosił tyle ile w telefonii internetowej.

No dobrze, ale pozostaje jeszcze kolejne pytanie – co w sytuacji gdy pracownicy nadmiernie wykorzystują połączenia przez telefony komórkowe, ale nie są w zasięgu sieci bezprzewodowego internetu WiFi? I na taką sytuację operatorzy telefonii internetowej znaleźli rozwiązanie. Opis i oszczędności TUTAJ